Política de privacidade

Esta política explica quais dados a plataforma AssistalIA trata, para quê, e quais direitos você e seus pacientes têm sobre eles.

Quem opera a plataforma

A AssistalIA é operada por Aetivis Desenvolvimento de Software Ltda, inscrita no CNPJ sob o nº 68.579.167/0001-92, com sede em Rua Pais Leme, 215, Conj. 1713 — Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150. Pedidos relacionados a dados pessoais — acesso, correção, exclusão ou revogação de consentimento — devem ser enviados para contato@assistalia.com.br, que é o canal oficial da empresa para esse fim.

Papéis no tratamento dos dados

A clínica ou consultório que contrata a plataforma é o controlador dos dados dos seus pacientes: é quem decide quais dados coleta e por quê. A plataforma atua como operadora, tratando esses dados apenas para prestar o serviço contratado e seguindo as instruções do contratante.

Dados que tratamos

• Do contratante: nome, e-mail, telefone, dados do negócio e informações de cobrança.
• Dos pacientes do contratante: nome, telefone, e-mail, data de nascimento, documento quando informado, histórico de agendamentos, mensagens trocadas com a secretária e arquivos enviados pelo paciente.
• De quem tem interesse em contratar: nome, contato, dados da clínica, conversas com a nossa equipe comercial e, nas reuniões por vídeo, a transcrição descrita em “Reuniões comerciais com a nossa equipe”.
• De uso da plataforma: registros de acesso e de ações realizadas no sistema, para segurança e auditoria.
• De visitantes do site: contamos, no nosso próprio servidor, páginas abertas, seções técnicas alcançadas, profundidade agregada de rolagem, cliques nos botões principais e campanha informada na URL. Sem autorização de análise, esses eventos não recebem identificador de visitante e não guardamos IP, conteúdo digitado nem endereço completo de referência; a finalidade é medir a disponibilidade e melhorar a eficiência comercial do site, com retenção de 90 dias e base no legítimo interesse. Com a sua autorização no aviso de cookies, um identificador aleatório restrito à aba permite contar a visita, e PostHog e Clarity fornecem a análise detalhada (categoria “Análise de uso”); a medição do resultado de anúncios pertence à categoria “Marketing”. O consentimento para essas duas categorias pode ser revogado a qualquer momento pelo botão “Cookies” no rodapé. Nenhum desses eventos contém dado de paciente ou de saúde. Detalhes na política de cookies.

Como protegemos

• Todo o tráfego entre o navegador do usuário e a plataforma trafega por conexão criptografada (HTTPS/TLS).
• Os dados de cada cliente ficam isolados dos demais no banco de dados.
• Informações sensíveis de pacientes (documento, e-mail, observações, conteúdo de prontuário e arquivos de exame) são gravadas criptografadas no banco, com AES-256-GCM.
• A sessão do WhatsApp conectado e o token de atualização do Google são gravados criptografados, com o mesmo algoritmo.
• As senhas nunca são guardadas em texto: ficam como derivação scrypt, com sal por usuário.
• O acesso é individual, por usuário e senha, com permissões por perfil, e o acesso à infraestrutura de produção é restrito aos responsáveis pela Aetivis.
• Ações relevantes ficam registradas, incluindo as realizadas pela inteligência artificial.
• Os dados obtidos das APIs do Google são usados apenas para as finalidades descritas nesta política, não são vendidos e não são usados para treinar modelos de inteligência artificial, conforme a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.
• Quando o usuário desconecta a Conta Google, o token é apagado imediatamente e a revogação é solicitada ao Google.

Uso de inteligência artificial

A secretária virtual responde apenas com base nas informações cadastradas pelo contratante. Ela não fornece diagnóstico, não indica medicamento e não interpreta exames. Conteúdo de mensagens pode ser enviado ao provedor de modelo de linguagem configurado pelo contratante, exclusivamente para gerar a resposta ao paciente. Exames enviados são lidos pela IA apenas para extrair dados; nenhum resultado entra no prontuário oficial sem aprovação de um profissional do contratante.

Reuniões comerciais com a nossa equipe

Quando você participa de uma reunião comercial por vídeo com a equipe da AssistalIA, o vendedor pode usar uma assistente de inteligência artificial que transcreve a conversa para ajudá-lo durante a reunião. Você é avisado no início e pode pedir para seguir sem a transcrição. O som é captado no computador do vendedor e enviado, em trechos curtos, ao provedor de modelo de linguagem contratado pela Aetivis e listado em Subprocessadores, que o converte em texto; a AssistalIA não guarda gravação de áudio. A transcrição não acessa a sua Conta Google nem as APIs do Google Agenda e do Google Meet, e não faz parte da integração com o Google Agenda e o Google Meet descrita abaixo.

O texto é usado apenas para sugerir ao vendedor os próximos passos da conversa e preparar o resumo da reunião. A transcrição fica guardada por até 90 dias e depois é apagada; o resumo e o resultado da negociação permanecem no histórico comercial, com base nos procedimentos preliminares de contratação solicitados por você e no legítimo interesse. Pedimos que não sejam mencionados dados de pacientes durante a reunião.

Integração opcional com Google Agenda e Google Meet

Cada integrante da equipe comercial decide se quer conectar a própria Conta Google. Quando a integração é autorizada, a AssistalIA identifica o e-mail da conta, consulta apenas os períodos livres ou ocupados e cria, atualiza ou cancela eventos comerciais nos calendários pertencentes àquele usuário. O evento pode conter nome e empresa do lead, e-mail do convidado, data, horário, link interno da ficha comercial e sala do Google Meet. Dados de pacientes, prontuários, transcrições e documentos clínicos não fazem parte dessa integração.

Para manter a conexão, armazenamos de forma criptografada o token de atualização fornecido pelo Google, além do e-mail conectado, escopos autorizados, identificador do evento e informações de sincronização. Esses dados são usados exclusivamente para evitar conflitos de horário e operar as reuniões comerciais solicitadas pelo usuário. Não são usados para publicidade, vendidos, repassados a corretores de dados nem utilizados para treinar modelos gerais de inteligência artificial.

O usuário pode desconectar a conta em Comercial → Meu perfil. A AssistalIA remove imediatamente o token armazenado e tenta revogar a autorização no Google; também é possível revogá-la diretamente nas configurações da Conta Google. Eventos já criados permanecem sob o controle do usuário em sua própria agenda. O uso das informações recebidas das APIs do Google pela AssistalIA seguirá a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Compartilhamento

Não vendemos dados. O compartilhamento ocorre apenas com fornecedores necessários à operação (hospedagem, envio de mensagens, provedor de modelo de linguagem e processamento de pagamento) e quando exigido por lei ou ordem judicial. A relação pública, com as finalidades de cada fornecedor, está em Subprocessadores.

Para a análise de uso do site, com a sua autorização, os dados de navegação são processados pelo PostHog Inc. e pela Microsoft Corporation (Clarity — gravações com mascaramento total de texto), nos Estados Unidos. Para a medição de anúncios, também com a sua autorização, dados de navegação são processados pela Meta Platforms, Inc.; quando uma contratação se origina de um anúncio, o e-mail e o telefone informados são enviados à Meta exclusivamente em forma irreversivelmente embaralhada (hash SHA-256), como a plataforma exige para reconhecer a conversão — nunca em texto legível. Todas essas transferências internacionais contam com as salvaguardas do art. 33 da LGPD. Nenhum dado de paciente ou de saúde é enviado a essas plataformas.

Retenção e exclusão

Os dados são mantidos enquanto durar a contratação. A qualquer momento, o contratante pode gerar e baixar uma exportação completa dos seus dados pelo painel (Configurações → Dados e privacidade) — a geração é imediata, sem prazo de espera. Encerrado o contrato, o contratante pode solicitar a exclusão dos dados, respeitados os prazos legais de guarda, inclusive os aplicáveis a registros de saúde.

Notificação de incidentes

Em caso de incidente de segurança que afete dados pessoais tratados pela plataforma, o contratante é notificado sem demora injustificada e, sempre que razoavelmente possível, em até 72 horas a partir da confirmação do incidente, com as informações necessárias para ele cumprir suas próprias obrigações como controlador perante a LGPD.

Intelligence, métricas comerciais e melhoria do serviço

O AssistalIA Intelligence trata eventos comerciais e operacionais necessários para mostrar à própria clínica seu funil de atendimento, categorias de objeção, comparecimento, retornos e resultados financeiros confirmados. O conteúdo das conversas permanece no ambiente isolado do cliente; o painel central da AssistalIA não recebe prontuário, transcrição de consulta, documento clínico, texto bruto da conversa, nome ou telefone de paciente.

A aprendizagem local ocorre no ambiente da própria clínica. Para melhoria geral do serviço, somente estatísticas com amostra mínima podem ser preparadas, agregadas entre várias clínicas e submetidas a revisão antes da publicação interna. Esses agregados não contêm identificadores, exemplos de conversa ou dados de saúde e não permitem razoavelmente relacionar o resultado a uma pessoa ou clínica específica. Enquanto esses requisitos não forem atendidos, o compartilhamento permanece bloqueado.

Quando alguma etapa anterior à anonimização envolver dado pessoal, aplicam-se a finalidade contratada, a necessidade, a minimização, os direitos do titular e as instruções do controlador. Dados de saúde não são usados para aprendizagem comercial global. O administrador pode desligar o Intelligence sem perder a operação normal da agenda, do prontuário ou do financeiro.

Acordo de tratamento de dados

Para dados de pacientes tratados pela clínica ou pelo profissional, o Acordo de Tratamento de Dados integra os Termos de Uso e descreve as responsabilidades de controlador e operadora.

Direitos do titular

Pacientes podem solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, portabilidade, anonimização ou exclusão dos seus dados, além de revogar consentimento. Como controlador desses dados, o pedido deve ser dirigido à clínica ou consultório responsável, que pode acionar a plataforma para atendê-lo.

Mensagens automáticas

O envio de lembretes e mensagens automáticas depende do consentimento registrado do paciente, que pode ser retirado a qualquer momento.

Contato sobre depoimentos

Separadamente, o próprio contratante pode optar por autorizar que a AssistalIA entre em contato para pedir permissão de uso de seu nome ou depoimento em material de divulgação. Essa autorização é opcional, não envolve dados de pacientes, e pode ser ativada ou desfeita a qualquer momento pelo painel.